รายงานประจำปี
ข้อมูลที่นำไปใส่ในรายงานประจำปี โดยส่วนใหญ่ จะสั้น กะทัดรัด และได้ใจความมากที่สุด ภายในกรอบของช่วงปีที่มีการจัดทำรายงานประจำปี มีคำถามว่า ทำอย่างไรกันบ้าง? คำตอบคือ
1. ควรเสนอข้อมูลในลักษณะของการสรุปข้อมูลในแต่ละด้าน จากนั้นนำมากรุ๊ปเป็นกลุ่ม หรือเป็นประเภท หากมีมากเกินไป ก็คำนึงถึงความกระชับมากที่สุด
2. แสดงข้อมูลในลักษณะรูปแบบของจำนวนข้อมูล ที่แสดงให้เห็นเป็นตาราง (หากข้อมูลใดที่ไม่สามารถแสดงข้อมูลจำนวนตัวเลขให้เห็นที่ชัดเจนได้ อาจจะแสดงในลักษณะของร้อยละก็ได้)
3. แสดงข้อมูลในลักษณะเปรียบเทียบเป็นรายปี โดยแสดงเป็นกราฟแท่งให้เห็นแต่ละปี
4. หากมีข้อมูลที่ไม่สามารถเปรียบเทียบให้เห็นเป็นรายปีได้ ก็ให้แสดงข้อมูลเป็นสัดส่วนให้เห็น เช่น กราฟวงกลม ซึ่งลักษณะการแสดงข้อมูลในลักษณะแบบนี้ จะทำให้ผู้อ่านเข้าใจง่าย
5. หากข้อมูลใดเห็นว่า มีความสำคัญ และใช้เป็นข้อมูลในการอ้างอิงเพื่อการใด การหนึ่ง ก็ให้แสดงข้อมูลไว้ในภาคผนวก ก็ได้ (ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับจำนวนหน้าเอกสารที่มีข้อจำกัดว่า ไม่ควรมีหน้าเอกสารมากเกินไป หรืออยู่ในดุลยพินิจของผู้บริหารในยุคนั้น ๆ)
6. ข้อมูลใดที่ไม่มีการจัดทำมาก่อน และเกิดขึ้นในช่วงปีที่รายงาน ควรแสดงให้เห็นการพัฒนาการ การเจริญเติบโต ก็ให้นำเสนอข้อมูลในเชิงบรรยาย สรุป กระชับ หากมีภาพประกอบ ก็จะเป็นการดี
7. งานด้านใดเป็นงานที่ได้รับรางวัล โดยเฉพาะอย่างยิ่งในระดับชาติ หรือ นานาชาติ ก็ควรจะมีการไปติดต่อขอข้อมูลจากบุคคลผู้ที่ได้รับรางวัล พร้อมขอภาพที่เป็นลักษณะของกิจกรรมนั้น ๆ ด้วย เช่น งานวิจัย การนำเสนอผลงาน หรืออื่น ๆ ที่ได้รับรางวัล
8. งานด้านใด ที่คณะ/หน่วยงานได้รับแจ้งจากหน่วยงานภายนอก หรือจากระดับมหาวิทยาลัย ว่ามีผลงานในด้านใด ที่ดี และอยู่ในอันดับต้น ๆ ก็ควรจะมีการจัดเก็บข้อมูล และใส่ไว้ในรายงานด้วย (ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของผู้บริหาร)
9. กิจกรรมใดที่จัดเป็นกิจกรรมเด่นของคณะฯ และเคยได้รับรางวัล ก็ควรจะมีการจัดเก็บข้อมูลไว้เป็นรายปี
10. การนำเสนอข้อมูลที่เป็นรูปภาพ สิ่งที่ควรคำนึงคือ คำอธิบายประกอบภาพ เช่น ชื่อกิจกรรมสถานที่ วันที่ เข้าร่วมในโครงการหรือการประชุมใด และบุคคลในภาพประกอบ ให้จัดเก็บข้อมูลที่สะดวกต่อการค้นหา เช่น นำภาพมาแสดงไว้ใน Microsoft Word แล้วเขียนคำอธิบายไว้ใต้ภาพ เพื่อใช้เป็นข้อมูลเพื่อเสนอพิจารณาคัดเลือกต่อไป
11. การจัดทำข้อมูลในแต่ละด้าน สิ่งที่สำคัญที่สุด และทำความเข้าใจร่วมกัน คือการปรับแก้ไข ที่จะมีอยู่เสมอ จนกว่ารายงานจะออกมาสมบูรณ์ที่สุด
12. ข้อมูลที่ส่งโรงพิมพ์ดำเนินการจัดพิมพ์ ควรจะมีข้อมูลชุดที่เป็นต้นฉบับเก็บไว้ที่หน่วยงานด้วย และอย่าลืมขอ File ข้อมูลจากโรงพิมพ์ด้วย เพราะการนำไปจัดพิมพ์ที่โรงพิมพ์ จะมีการใช้พิมพ์อีกโปรแกรมหนึ่ง ซึ่งจุดนี้ต้องทำความตกลงกับโรงพิมพ์ก่อนเสมอ หากเราต้องการ File ข้อมูลที่สามารถแก้ไข เก็บไว้ที่หน่วยงานด้วย
13. File รูปภาพที่นำมาจัดทำต้องมีนามสกุลเป็น .JPEG
14. สิ่งที่สำคัญที่สุดในการจัดทำหนังสือรายงานประจำปี คือ การประชาสัมพันธ์ให้กับหน่วยงานในคณะได้รับทราบ ว่า คณะมีการจัดทำหนังสือรายงานประจำปี เพราะจะได้รับทราบร่วมกัน และช่วยเหลือข้อมูลในส่วนที่ขาดหายไป ให้รายงานประจำปีสมบูรณ์ที่สุด หากเราไม่แจ้งให้ทราบ ผู้ที่ไปติดต่อขอข้อมูล จะเกิดความลำบากใจเมื่อไปติดต่อข้อมูล เพราะความไม่เข้าใจร่วมกัน หรือบางครั้งให้ข้อมูลดิบโดยไม่ได้สรุปข้อมูลมาให้ ซึ่งจุดนี้ทำให้เป็นปัญหาอย่างหนึ่ง จากประสบการณ์ที่ผ่านมา
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น